Un Outil pour faciliter l’archivage 1


Le tableau de gestion   

 

Ce document permet de définir les règles d’archivage des dossiers d’un service et d’en faciliter cette tâche.

Pourquoi établir un tableau de gestion?

Il permet de connaître le sort de tous les documents dont un service a la charge et la responsabilité. Cet outil de référence facilitera la préparation des versements et des éliminations d’archives.

 

Tableau de gestion  de l'inspection académique

 

 Pour chaque document le tableau indiquera:

 

Sa durée de vie dans le bureau  +    Sa durée de vie dans le  local de préarchivage D U A 

                                                            DUREE D’UTILITE ADMINISTRATIVE  

 

                                                       Le  sort final du document qui pourra être:

 

                                                               L’élimination (D, destruction)

                                                          Versement aux Archives du Cher (V)

                                                    Seul un échantillon sera versé après tri (T)

 

         La colonne « observations » permet de porter les références des textes en vigueur, (s’ils existent), de préciser les modalités de tri ou,  de justifier une décision  .

 

Comment élaborer un tableau de gestion?    

        

 Il faut recenser tous les documents produits ou reçus dans le cadre d’une attribution donnée. Il convient de dresser une liste exhaustive de ses archives, car tous ces éléments seront pris en compte pour en  déterminer le sort final. 

 

Qui établit ce document? 

 

Ce travail s’effectue en collaboration entre les Archives départementales et le service demandeur. Le tableau de gestion est ensuite validé par les deux parties. Il sert alors de document de base pour traiter, l’ensemble des archives, pré-archivage, éliminations et versements.

  

 Le même document que celui inséré en plus lisible pour information

 

Tableau de gestion des archives de

L’inspection académique 

11 janvier 2005

TYPES DE DOCUMENT

DUA

SORT FINAL

OBSERVATIONS :

Secrétariat général et cabinet 
Circulaires, instructions, notes de l’Inspecteur d’académie ou du secrétaire général. 

Durée de validité

 

V

 

Conserver une collection complète.Nouvelle instruction. 
Chrono courrier (tous services) 

3 ans

 

D[1]

 

  
Division de l’Organisation Scolaire(D.O.S.)
Conseil départemental de l’Éducation nationale (CDEN) : convocations des membres, listes de membres, ordres du jour, procès-verbaux 

6 ans[2]

 

T

 

Ne verser que les ordres du jour et les procès-verbaux.Distinguer à l’avenir deux sous-dossiers.Nouvelle instruction. 
Comité local d’éducation 

6 ans

 

T

 

Idem. 
Comités techniques paritaires d’établissement (CTP) ou départementaux : convocations des membres, listes de membres, ordres du jour, procès-verbaux 

6 ans

 

T

 

Idem. 
Statistiques. – Effectifs : –          Historiques, statistiques ou requêtes (listings, documents de synthèse)-          dossiers de préparation (fiches 0, chemises jaunes) 

 

 

10 ans

 

10 ans

 

 

 

V

 

D

 

Ces documents sont susceptibles d’être demandés par des inspecteurs en vue d’une exploitation statistique au-delà de la DUA prévue (communication administrative). 

 

 


[1] Pour information : la nouvelle instruction prévoit un tri sélectif après une DUA de 5 ans, dont les modalités ne sont pas précisées. Cette préconisation n’a pas été retenue.

[2] La nouvelle instruction prévoit une DUA de 5 ans. Portée à 6 ans à la demande de la Division de l’organisation scolaire (DOS), elle offre un délai supplémentaire appréciable.

 

 

 


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Commentaire sur “Un Outil pour faciliter l’archivage

  • Tamboura Abdou

    Merçi pour l’article. Je cherche fort longtemps des articles sur le tableau de gestion que je ne trouve pas. Vous avez magistralement tout dit sur le tableau de gestion, mais moi ce que je veux d’avantage, c’est la méthodologie étape par étape avec des exemples complets. Encore merçi pour ce effort!
    Abdou